Выбрать страницу

Серия КПЭ и метрики ТОиР: СООТВЕТСТВИЕ ГРАФИКУ РАБОТ

| Июл 14, 2019 | Базовые определения, Стандарты&ГОСТы | Нет комментариев

Основное назначение метрики

Контроль и измерение эффективности и результативности процессов планирования технического обслуживания и ремонтов.

Показатель точности календарного планирования (графикования) ремонтных работ.

Инструмент оценки планировщика. Planning & Scheduling.

Соответствие графику работ (Schedule Compliance)

 

Редакция 1.0, июль 2019г.

Определение

Семейство показателей, рассматривающее различные соотношения объема работ из графика, выполненных в рассматриваемом периоде, и других величин, связанных с объемами работ на периоде графикования.

В существующих лучших практиках показатель существует в 3-х вариантах, при этом все варианты объединяет одно название показателя.

1. Доля работ в рассматриваемом периоде, выполненных в соответствии с графиком, относительно всего объема работ, запланированного на этот период в графике.

2. Доля работ в рассматриваемом периоде, выполненных в соответствии с графиком, относительно всего объема работ, выполненных за этот период.

3. Доля работ в рассматриваемом периоде, выполненных в соответствии с графиком, относительно доступного фонда рабочего времени на этот период.

Вариант 1 может рассчитываться как в часах, так и в количестве работ (заказ-нарядах). Вариант 3 рассчитывается только в виде соотношения человеко-часов.

Цель показателя

Показатель (в первую очередь) направлен на оценку эффективность процесса календарного планирования работ, однако также может использоваться и в качестве дополнительного индикатора эффективности процесса выполнения работ, и давать обратную связь об зрелости процессов объемного планирования и общей доле реактивности ремонтной службы предприятия. Различные нюансы смыслов при выборе разных вариантов расчета позволяют использовать его для решения спектра задач, связанных с процессами календарного планирования и выполнения работ с учетом контекста и бизнес-задач ремонтной службы организации.

Например:

– Насколько выполняется график работ?

– Насколько график выполняется так, как это было запланировано?

– Какая доля использованных трудовых ресурсов затрачена на выполнение работ из
графика?

– Какая доля используемых трудовых ресурсов была задействована в работе в
соответствии с заранее определенным планом?

– Насколько полно доступное рабочее время заполнено выполнением работ из графика?

– Насколько полно доступное рабочее время заполнено выполнением работ в
соответствии с заранее определенным планом?

Способ расчета

Вариант 1:

Сwo – Соответствие графику в заказах;

Счас – Соответствие графику в часах;

Кгр_вып – количество выполненных работ (заказов) из графика;

Кгр – количество работ (заказов) в графике;

SHгр_вып – суммарная (плановая*) трудоемкость выполненных работ из графика;

SHгр – суммарная (плановая*)трудоемкость работ из графика.

Вариант 2:

Счас – Соответствие графику в часах;

SHгр_вып – суммарная (плановая*) трудоемкость выполненных работ из графика;

SHвып – суммарная (плановая*) трудоемкость всех выполненных за период работ.

Вариант 3:

Сwo – Соответствие графику в часах;

SHгр_вып – суммарная (плановая*) трудоемкость выполненных работ из графика;

SHдост – доступный фонд рабочего времени в человеко-часах в периоде графикования.

Периодичность расчета

Ежедневно, еженедельно (или в соответствии с периодом графикования), ежемесячно, ежеквартально, ежегодно.

* – см. замечание относительно плановых/фактических трудоемкостях в расчете.

Определения компонентов

График (работ по ТОиР) ((Maintenance) Schedule)

Распределенный по дням и времени согласованный между собой набор работ, планируемый к выполнению в предстоящий период (как правило неделя), формируемый и утверждаемый до его начала. График составляется из работ, обеспеченных всеми ресурсами и, как правило, из работ, прошедших объемное планирование.

Запланированная работа (плановая работа) (Scheduled Work)

Работа, которая прошла формальный процесс календарного планирования и включенная в график.

Календарное планирование (Графикование / составление графиков) (Scheduling)

Процесс формирования графика работ по ТОиР на предстоящий период, состоящий из выбора из бэклога перечня наиболее приоритетных работ, обеспеченных ресурсами и распределения их во времени и по исполнителям с учетом требований к квалификации персонала, текущих производственных планов, параллельного использования ограниченных ресурсов, логистики и других ограничений и с целью наиболее эффективного выполнения работ с точки зрения взаимодействия всех участвующих исполнителей и устранения потерь времени между работами. Вместе с Объемным планированием (Planning) составляют более общий термин «Планирование»

Объемное планирование (Planning)

Процесс описания предстоящей работы, заключающийся в определении ее состава, описании последовательности выполнения, определении количества необходимых трудовых ресурсов и требований к их квалификации, требуемых материалов, инструментов и специальных средств, ожидания ее длительности, оценке рисков по безопасности и составлении перечня мероприятий по ее обеспечению с целью выполнения работы наиболее безопасным и эффективным образом, исключения потерь времени в процессе ее выполнения и обеспечении ее качества. Вместе с календарным планированием (Scheduling) составляют более общий термин «Планирование».

Доступный фонд рабочего времени

Сумма доступных часов времени рабочего персонала на рассматриваемом периоде времени (как правило, неделя). Рассчитывается индивидуально для каждого периода с учетом временного выбытия работников на больничные, в отпуска, для обучения и другие отсутствия.

Замечания

1. При календарном планировании не 100% доступного времени персонала для получения более целостной картины следует использовать показатель совместно с показателем «Плановая загрузка персонала», без использования которого показатель (особенно в варианте 1) может становиться легко манипулируемым. 

2. Невыполненные и перепланированные работы вновь должны становиться запланированными на последующих периодах. Нужно учитывать это при настройке CMMS организации.

3. График работ по ТОиР должен утверждаться всеми заинтересованными сторонами за несколько дней до начала периода, перечень работ в нем фиксироваться.

4. На практике существует несколько подходов к определению понятия «выполнено в соответствии с графиком», которые могут применяться с условиями специфики и зрелости процессов предприятия:

а) выполнено внутри рассматриваемого периода»;

б) выполнено в тот же день, что и по графику;

в) выполнено в точном соответствии с графиком (с учетом заданной погрешности). Желание достичь большей точности геометрически усложняет способы настройки IT систем для реальной оценки показателя.

5. Для реализации варианта (а) в CMMS предприятия должен быть реализован механизм сохранения атрибута принадлежности работы к графику определенной недели. Причем этот способ должен позволять проводить адекватную оценку выполнения графика при перепланировании невыполненных работ на последующие недели.

6. Для реализации варианта (б) в CMMS предприятия должен быть реализован механизм сохранения запланированной даты выполнения работ, актуальной на момент утверждения графика вплоть до момента утверждения графика следующего периода при ее перепланировании.

7. Для реализации варианта (с) в CMMS предприятия должны быть реализованы механизмы сохранения запланированной даты и времени выполнения работ, актуальных на момент утверждения графика вплоть до момента утверждения графика следующего периода при ее перепланировании, а так же инструменты проверки разрешенных допусков отклонений.

8. Должны быть разработаны правила обработки работ, перетекающих со дня на день и особенно с недели на неделю.

9. Для получения квартальных или месячных значений рекомендуется брать средние значения по периодам графикования (например, еженедельным).

10. Вариант расчета показателя, в котором в знаменателе находится только объем работ из графика, может мотивировать недобросовестных планировщиков планировать малое, легко выполнимое количество работ, поэтому контрольным показателем в таком случае должен быть показатель, оценивающий плановую загрузку персонала. С другой стороны, только этот вариант дает точное понимание степени выполненности графика.

11. Вариант расчета показателя, в котором в знаменателе находится весь фактический объем выполненных работ, может снижать мотивацию недостаточно вовлеченных или осознанных исполнителей работ к фиксированию неисправностей или корректирующих работ по их устранению, поскольку при этом они создают дополнительный объем работ, не предусмотренный в графике. Что, свою очередь, приводит к искажению статистики. С другой стороны, данный показатель дает четкое понимание (при достоверной фиксации факта) какую долю работ персонал делает из заранее установленного перечня работ и в назначенное время.

12. Вариант расчета показателя, в котором в знаменателе находится весь доступный объем трудовых ресурсов на период, по сути, является неким логическим объединением в одну метрику первого варианта расчета с показателем степени плановой загрузки персонала. Это снижает общее количество показателей к вычислению, им трудно манипулировать, однако, при возникновении проблем, разбираться в их причинах придется дольше.

13. Компании следует иметь четкое понимание термина работа и отличать работу от ее составных частей при планировании. Следует определить, каким образом планировать и учитывать рутинное обслуживание, состоящее из мелких операций, выполняемых единовременно, а также работы, осуществляемые по маршрутам. Большое количество мелких работ, выполняемых одновременно, в случае их раздельного планирования и регистрации может привести к большим перекосам в вычислении самых
различных показателей в случае применения расчета только на основании количества работ.

14. Практики SMRP предлагают расчет варианта показателя 3 с использованием в числителе фактического количества отработанных часов, однако это может быть чревато казусными ситуациями, например, когда незначительное количество работ из графика будут растянуты во времени очень сильно и займут, все доступное время. В этом случае, показатель покажет хорошие значения, однако по факту это может быть не совсем так, поскольку существенная часть работ может остаться при этом не выполненной.

15. Второй и третий (а в некоторых случаях и первый) варианты расчета показателя (в зависимости от зрелости процессов планирования, выполнения и фиксации работ) могут рассчитываться двумя способами. В первом из них и в числителе, и в знаменателе берутся плановые значения трудоемкостей работ из графика. Во втором – фактические.

У каждого способа есть свои преимущества и недостатки.

Второй вариант более манипулируем недобросовестными исполнителями работ при недостаточном контроле и не защищен от ситуаций с завышением фактического времени, отработанного по работам из графика. При корректной фиксации данных, но существенном превышении факта над планом, показатель будет показывать «хорошие» значения, даже при невыполнении существенной доли графика. Данный случай является примером показателя, направленного на контроль выполнения «работ из графика», но не на «в соответствии с графиком».

Первый вариант предоставляет более шаблонную модель оценки, которая (в некотором малом количестве частных случаев) может давать трудно объяснимые результаты, особенно при увеличении актуальной трудоемкости работы от плановой. Это показатель, в большей мере контролирующий формальное «соответствие графику».

16. Плановая выполненных работ, не включенных в график, принимается равной фактической.

17. Было бы ошибкой считать данную метрику направленной в первую очередь на исполнителей работ. Качество планирования в гораздо большей степени ответственно за выполнение сформированного графика, чем рабочий персонал. Воздействие на исполнителей через этот показатель может быть чревато искажением статистики различными способами в зависимости от принимаемой модели расчета.

Объекты расчета

Группа планирования, подразделение.

Упоминание показателя

Наличие показателя в перечне не говорит об единообразии способа его расчета, но как минимум свидетельствует о схожести принципов расчета и целей измерения.

В практиках IDCON первый показатель указан как легко манипулируемый (он соответствует первому варианту расчета) и не рекомендуется в общем случае.

Стандарт EN 15341 переведен на русский язык и издан под титулом “ГОСТ Р 57330—2016/EN 15341:2007. СИСТЕМЫ ПРОМЫШЛЕННОЙ АВТОМАТИЗАЦИИ И ИНТЕГРАЦИЯ. Системы технического обслуживания и ремонта. Ключевые показатели эффективности». Мы категорически не рекомендуем использовать данный стандарт для построения системы КПЭ предприятия, поскольку переводом данного документа занимались люди, не имеющие никакого отношения к предметной области, он переведен без какого-либо понимания терминологии ТОиР и с многочисленными ошибками. 

Связанные показатели

Связанные КПЭ при их совместном вычислении и анализе дают более полную картину ситуации и ее динамики:

– Плановая загрузка персонала;

– Доля запланированных работ;

– Точность объемного планирования;

– Доля реактивных работ;

– Соотношение рабочих и планировщиков;

– Доля реактивных работ.

Пример вычисления

На предстоящую неделю (пн-пт) планировщик запланировал на бригаду из 8 человек 42 работы, общей плановой трудоемкостью в 221 человеко-час. При составлении графика он учел, что в понедельник и четверг по половине коллектива должны были проходить плановый медосмотр, но забыл, что один сотрудник, начиная с пятницы уходил в отпуск.

Как правило, планировщик (вне зависимости, совмещает он в своем функционале обязанности по объемному и календарному планированию или нет) охватывает большее количество рабочего персонала, однако, для простоты примера, мы уменьшили это значение. В приведенной ниже таблице в расписании рабочей недели указаны упрощенные коды заказов и количество запланированных на их выполнение сотрудников.

По факту, из-за некорректного совмещения работ, ошибок в объемном планировании (недостаточная плановая длительность работ), недостаточной квалификации персонала, отказа в согласованном останове на обслуживание, нехватки персонала (в пятницу), возникновению ряда внезапных работ по устранению отказов и других причин работы в течении недели выполнялись так,
как показано в таблице ниже.

Часть работ была вытеснена из графика незапланированными на другое время, часть на другой день. От некоторых работ пришлось отказаться. Часть работ заняла больше времени и потребовала в какой-то момент большее количество ресурсов. ранжевой заливкой выделены ячейки с дополнительные незапланированные в графике работами, серой – ячейки с работами изменившими свою длительность или место в недельном графике.

По факту:

3 работы: П4, П5 и В6 изменили свое время относительно включенного в график;

2 работы: Ч3, Ц6 не были выполнены в рамках недели;

3 работы: С5, Ц3 и Ц5 заняли больше запланированного времени.

Всего персоналом было отработано 226 ч/ч, при плановой доступности в 248 ч/ч. 

Рассмотрим расчет метрики для всех вариантов, описанных выше.

Вариант 1:

Доля работ в рассматриваемом периоде, выполненных в соответствии с графиком, относительно всего объема работ, запланированного на этот период в графике.

(расчет соответствия по заказам):

В зависимости от того, что понимается под термином «выполнено согласно графика», мы рассмотрим 3 варианта:

а) выполнено внутри планируемой недели:

2 работы: Ч3, Ц6 не были выполнены в рамках недели.

б) выполнено в тот же день, что и было запланировано:

2 работы: Ч3, Ц6 не были выполнены в рамках недели;

2 работы: П5 и В6 изменили дату выполнения относительно включенного в график.

в) выполнено в полном соответствии с графиком:

2 работы: Ч3, Ц6 не были выполнены в рамках недели;

3 работы: П4, П5 и В6 изменили дату или время выполнения относительно включенного в график;

3 работы: С5, Ц3 и Ц5 заняли больше запланированного времени.

Вариант 1:

Доля работ в рассматриваемом периоде, выполненных в соответствии с графиком, относительно всего объема работ,  запланированного на этот период в графике.

(расчет соответствия по трудоемкости работ):

В зависимости от того, что понимается под термином «выполнено согласно графика», мы рассмотрим 3 варианта:

а) выполнено внутри планируемой недели:

2 работы: Ч3, Ц6 не были выполнены в рамках недели.

б) выполнено в тот же день, что и было запланировано:

2 работы: Ч3, Ц6 не были выполнены в рамках недели;

2 работы: П5 и В6 изменили дату выполнения относительно включенного в график.

в) выполнено в полном соответствии с графиком:

2 работы: Ч3, Ц6 не были выполнены в рамках недели;

3 работы: П4, П5 и В6 изменили дату или время выполнения относительно включенного в график;

3 работы: С5, Ц3 и Ц5 заняли больше запланированного времени.

Вариант 2

Доля работ в рассматриваемом периоде, выполненных в соответствии с графиком, относительно всего объема работ, выполненных за этот период.

В зависимости от того, что понимается под термином «выполнено согласно графика», мы рассмотрим 3 варианта:

а) выполнено внутри планируемой недели:

2 работы: Ч3, Ц6 не были выполнены в рамках недели.

Способ расчета, когда и в числитель и в знаменатель подставляются плановые значения трудоемкости работ из графика:

В этом случае в отличие знаменателя от факта отработанного времени составит 3 ч/ч за счет изменения трудоемкости работы С5, поскольку мы будем брать ее плановую трудоемкость.

Способ расчета, когда и в числитель и в знаменатель подставляются фактические значения трудоемкости работ из графика:

В этом случае в числитель будет будет получен вычитанием из общих трудозатрат затрат на незапланированные работы.

б) выполнено в тот же день, что и было запланировано:

2 работы: Ч3, Ц6 не были выполнены в рамках недели;

2 работы: П5 и В6 изменили дату выполнения относительно включенного в график;

Способ расчета, когда и в числитель и в знаменатель подставляются плановые значения трудоемкости работ из графика:

В этом случае в отличие знаменателя от факта отработанного времени составит 3 ч/ч за счет изменения трудоемкости работы С5, а числитель будет образован тем же способом, что и в первом варианте расчета показателя.

Способ расчета, когда и в числитель и в знаменатель подставляются фактические значения трудоемкости работ из графика:

В этом случае в числитель будет будет получен вычитанием из общих трудозатрат затрат на незапланированные работы, а также трудозатрат на работы П5 и В6.

в) выполнено в полном соответствии с графиком: 

2 работы: Ч3, Ц6 не были выполнены в рамках недели;

3 работы: П4, П5 и В6 изменили дату или время выполнения относительно включенного в график;

3 работы: С5, Ц3 и Ц5 заняли больше запланированного времени.

Способ расчета, когда и в числитель и в знаменатель подставляются плановые значения трудоемкости работ из графика:

В этом случае в отличие знаменателя от факта отработанного времени составит 3 ч/ч за счет изменения трудоемкости работы С5, а числитель будет образован тем же способом, что и в первом варианте расчета показателя.

Способ расчета, когда и в числитель и в знаменатель подставляются фактические значения трудоемкости работ из графика:

В этом случае в числитель будет будет получен вычитанием из общих трудозатрат затрат на незапланированные работы, а также трудозатрат на работы П5, В6, С5, Ц3 и Ц5.

Вариант 3:

Доля работ в рассматриваемом периоде, выполненных в соответствии с графиком, относительно доступного фонда рабочего времени на этот период.

Отличием этого варианта от варианта 2 будет лишь изменение знаменателя на стабильную величину вне зависимости от того, плановые или фактические значения трудозатрат принимаются в числителе.

В зависимости от того, что понимается под термином «выполнено согласно графика», мы рассмотрим 3 варианта:

а) выполнено внутри планируемой недели:

2 работы: Ч3, Ц6 не были выполнены в рамках недели.

Способ расчета, когда и в числитель и в знаменатель подставляются плановые значения трудоемкости работ из графика:

Отличием этого варианта от варианта 2 будет лишь изменение знаменателя на стабильную величину вне зависимости от того, плановые или фактические значения трудозатрат принимаются в числителе.

В зависимости от того, что понимается под термином «выполнено согласно графика», мы рассмотрим 3 варианта:

Способ расчета, когда и в числитель и в знаменатель подставляются фактические значения трудоемкости работ из графика:

б) выполнено в тот же день, что и было запланировано:

Способ расчета, когда и в числитель и в знаменатель подставляются плановые значения трудоемкости работ из графика:

Способ расчета, когда и в числитель и в знаменатель подставляются фактические значения трудоемкости работ из графика:

в) выполнено в полном соответствии с графиком:

Способ расчета, когда и в числитель и в знаменатель подставляются плановые значения трудоемкости работ из графика:

Способ расчета, когда и в числитель и в знаменатель подставляются фактические значения трудоемкости работ из графика:

Данный пример продемонстрировал, насколько по разному может выглядеть показатель на одних и тех же данных, поэтому крайне важно соблюдать преемственность в способе расчета или же автоматизировать расчет всеми способами для целей бенчмаркинга, поскольку в мире нет единой сложившейся практики по расчету.

Второе, на что обращает внимание показанная ситуация, это то, что оставляя свободные часы персонала на проведение неотложных работ мы все равно рискуем нарушить график и при этом не всегда выбираем данные часы “подстраховки”. Понимание этого должно стимулировать организации планировать близкие к 100% значения плановой загрузки персонала.

СОЗДАЙТЕ СВОЙ КУРС!